GUIA DO FISCAL DE CONTRATO

CGM

A gestão e fiscalização contratual

As atividades de gestão e fiscalização dos contratos administrativos são etapas decisivas na concretização dos objetivos das compras públicas, enquanto instrumentos que proporcionam clareza, correção e bom andamento das necessidades e demandas de cada órgão ou entidade para a consecução de suas políticas públicas.

Nesse contexto, a boa gestão contratual é um importante instrumento para a garantia dos princípios da Lei de Licitações e Contratos Administrativos, a Lei nº 14.133, de 1º de abril de 2021, que norteiam as atividades de logística na Administração Pública.

Após procedimento licitatório e formalização contratual inicia-se a execução do contrato, que deverá ser acompanhada e fiscalizada por um representante da administração especialmente designado.

Lei 14.133/2021, art. 5º
Art. 5º Na aplicação desta Lei, serão observados os princípios da legalidade, da impessoalidade, da moralidade, da publicidade, da eficiência, do interesse público, da probidade administrativa, da igualdade, do planejamento, da transparência, da eficácia, da segregação de funções, da motivação, da vinculação ao edital, do julgamento objetivo, da segurança jurídica, da razoabilidade, da competitividade, da proporcionalidade, da celeridade, da economicidade e do desenvolvimento nacional sustentável, assim como as disposições do Decreto-Lei nº 4.657, de 4 de setembro de 1942 (Lei de Introdução às Normas do Direito Brasileiro).

Legislação aplicável

Previstas inicialmente no art. 117, da Lei nº 14.133, de 1º de abril de 2021 – Lei de Licitações e Contratos Administrativos, as atividades de gestão e fiscalização contratual deverão ser realizadas para todos os contratos da Administração Pública, quer sejam eles de fornecimento de bens, prestação de serviços e, igualmente, no acompanhamento das obras públicas.

Lei 14.133/2021, art. 117
Art. 117. A execução do contrato deverá ser acompanhada e fiscalizada por 1 (um) ou mais fiscais do contrato, representantes da Administração especialmente designados conforme requisitos estabelecidos no art. 7º desta Lei, ou pelos respectivos substitutos, permitida a contratação de terceiros para assisti-los e subsidiá-los com informações pertinentes a essa atribuição.

§1º O fiscal do contrato anotará em registro próprio todas as ocorrências relacionadas à execução do contrato, determinando o que for necessário para a regularização das faltas ou dos defeitos observados.
§2º O fiscal do contrato informará a seus superiores, em tempo hábil para a adoção das medidas convenientes, a situação que demandar decisão ou providência que ultrapasse sua competência.
§3º O fiscal do contrato será auxiliado pelos órgãos de assessoramento jurídico e de controle interno da Administração, que deverão dirimir dúvidas e subsidiá-lo com informações relevantes para prevenir riscos na execução contratual.
§4º Na hipótese da contratação de terceiros prevista no caput deste artigo, deverão ser observadas as seguintes regras:
I – a empresa ou o profissional contratado assumirá responsabilidade civil objetiva pela veracidade e pela precisão das informações prestadas, firmará termo de compromisso de confidencialidade e não poderá exercer atribuição própria e exclusiva de fiscal de contrato;
II – a contratação de terceiros não eximirá de responsabilidade o fiscal do contrato, nos limites das informações recebidas do terceiro contratado.

A fiscalização está na salvaguarda dos direitos das partes e no atingimento do interesse público, por meio de ações concretas de registro de ocorrências e a efetuação de ações de regularização de falhas percebidas no decorrer do curso do contrato.

Todas as ocorrências ao longo da execução contratual deverão ser adequadamente registradas de modo a alimentar as diversas fases do processo regular das compras públicas.

Os registros da gestão e fiscalização contratual perpassam todas as fases de uma contratação, sendo
objeto de apreciação não somente para o pagamento das notas fiscais ou instrumentos de cobrança decorrentes, ou para a correção de rumos da execução do objeto, mas, ainda, para subsidiar o amadurecimento do gerenciamento de riscos da contratação com o fito de mitigar ou de contingenciar riscos percebidos nas fases preparatória, externa e de gestão contratual.

O registro das ocorrências, pelo fiscal, tem como objetivo, ainda, o de retroalimentar a fase de planejamento das contratações, como material de insumo para a elaboração dos próximos estudos técnicos preliminares.

Divisão de papéis entre o GESTOR e o FISCAL DE CONTRATO

Em situações de maior complexidade, a gestão e fiscalização podem ser desmembradas e realizadas por servidores ou grupo de servidores distintos.

GESTOR DO CONTRATO

FISCAL DO CONTRATO

Aquele que acompanha, gerencia e controla o processo de gestão contratual desde a formalização até o encerramento do contrato.

Aquele que atua pontualmente, acompanha, inspeciona, examina e verifica a conformidade da execução contratual com o que foi contratado. Ele subsidia a atuação do gestor, não exercendo poder decisório.

E se não houver FISCAL?

Na ausência da figura do Fiscal, as respectivas atribuições deverão ser realizadas pelo GESTOR.

Designação do GESTOR e FISCAL

Para cumprir a imposição legal de fiscalização de todos os contratos administrativos firmados no âmbito da Administração Pública, a autoridade máxima do órgão ou entidade, ou a quem as normas internas indicarem tal
competência, deverá promover a designação de representantes da Administração e seus substitutos para as funções de gestores e fiscais de contrato, conforme dispõe o art. 7º e o art. 117 da Lei nº 14.133, de 2021.

Ocorre que a Instrução Normativa nº 01/2022 – CGM/Caucaia, está em consoante com a legislação pertinente, solicitando que a nomeação do gestor e fiscal de contrato seja realizada por portaria, constando as suas respectivas atribuições.

Instrução Normativa nº 01, de 30 de agosto de 2022 – CGM/Caucaia, art. 10º
Art. 10º A designação de fiscal de contrato e seu suplente será feita por meio de Portaria específica – Anexo I, pelas Unidades Executoras, Órgãos e Entidades do Município, concomitantemente a publicação do contrato oficial do Município.
I – A indicação do gestor, fiscal e seus substitutos caberá aos setores requisitantes dos serviços;
§1º Para o exercício da função, os gestores e fiscais deverão ser cientificados, expressamente, da indicação e respectivas atribuições antes da formalização do ato de designação.
§2º Na indicação de servidor devem ser considerados a compatibilidade com as atribuições do cargo, a complexidade da fiscalização, o quantitativo de contratos por servidor e a sua capacidade para o desempenho das atividades;
§3º Nos casos de atraso ou falta de indicação, de desligamento ou afastamento extemporâneo e definitivo do gestor ou fiscais e seus substitutos, até que seja providenciada a indicação, a competência de suas atribuições caberá ao responsável pela indicação.

Lei 14.133/2021, art. 7º
Art. 7º Caberá à autoridade máxima do órgão ou da entidade, ou a quem as normas de organização administrativa indicarem, promover gestão por competências e designar agentes públicos para o desempenho das funções essenciais à execução desta Lei que preencham os seguintes requisitos:
I – sejam, preferencialmente, servidor efetivo ou empregado público dos quadros permanentes da Administração Pública;
II – tenham atribuições relacionadas a licitações e contratos ou possuam formação compatível ou qualificação atestada por certificação profissional emitida por escola de governo criada e mantida pelo poder público; e
III – não sejam cônjuge ou companheiro de licitantes ou contratados habituais da Administração nem tenham com eles vínculo de parentesco, colateral ou por afinidade, até o terceiro grau, ou de natureza técnica, comercial, econômica, financeira, trabalhista e civil.

Lei 14.133/2021, art. 117
Art. 117. A execução do contrato deverá ser acompanhada e fiscalizada por 1 (um) ou mais fiscais do contrato, representantes da Administração especialmente designados conforme requisitos estabelecidos no art. 7º desta Lei, ou pelos respectivos substitutos, permitida a contratação de terceiros para assisti-los e subsidiá-los com informações pertinentes a essa atribuição.

§1º O fiscal do contrato anotará em registro próprio todas as ocorrências relacionadas à execução do contrato, determinando o que for necessário para a regularização das faltas ou dos defeitos observados.
§2º O fiscal do contrato informará a seus superiores, em tempo hábil para a adoção das medidas convenientes, a situação que demandar decisão ou providência que ultrapasse sua competência.
§3º O fiscal do contrato será auxiliado pelos órgãos de assessoramento jurídico e de controle interno da Administração, que deverão dirimir dúvidas e subsidiá-lo com informações relevantes para prevenir riscos na execução contratual.
§4º Na hipótese da contratação de terceiros prevista no caput deste artigo, deverão ser observadas as seguintes regras:
I – a empresa ou o profissional contratado assumirá responsabilidade civil objetiva pela veracidade e pela precisão das informações prestadas, firmará termo de compromisso de confidencialidade e não poderá exercer atribuição própria e exclusiva de fiscal de contrato;
II – a contratação de terceiros não eximirá de responsabilidade o fiscal do contrato, nos limites das informações recebidas do terceiro contratado.

TCU – Acórdão nº 1.094/2013 – Plenário
9.1. com fulcro no art. 250, III, do Regimento Interno do TCU,
recomendar ao […] que:
9.1.1. providencie portaria de designação específica para fiscalização de cada contrato, com atestado de recebimento pelo fiscal designado e que constem claramente as atribuições e responsabilidades, de acordo com o estabelecido pela Lei 8.666/93 em seu artigo 67;
9.1.2. designe fiscais considerando a formação acadêmica ou técnica do servidor/funcionário, a segregação entre as funções de gestão e de fiscalização do contrato, bem como o comprometimento concomitante com outros serviços ou contratos, de forma a evitar que o fiscal responsável fique sobrecarregado devido a muitos contratos sob sua responsabilidade;
(Relator: José Jorge; Data do Julgamento: 08/05/2013)

Deve haver consonância entre o ato de designação e a previsão do termo de referência sobre as quantidades e funções de fiscais (técnico, administrativo, setorial, público usuário) necessárias àquela contratação específica.

A designação de gestores e fiscais de contrato deverá, preferencialmente, ser realizada entre os servidores efetivos ou empregados públicos dos quadros permanentes da administração pública, conferindo-lhes ciência sobre a indicação e respectivas atribuições, antes da formalização do ato de designação.

Dicas

1º – Administração deve evitar atribuir grande quantidade de contratos e de complexidade alta para o mesmo servidor.

TCU – Acórdão nº 38/2013 – Plenário
9.4 recomendar ao […]:
[…]
9.4.8 que evite designar a um único servidor a função de fiscalizar mais de um contrato, evitando-se sobrecarga de trabalho e ineficiência na execução da tarefa;
(Relator: José Jorge; Data do Julgamento: 23/01/2013)

Acórdão TCU nº 2.831/2011 – Plenário
9.1. recomendar […]:
[…]
9.1.3. avalie o quantitativo de contratos fiscalizados por cada servidor, com vistas a garantir efetiva fiscalização contratual e a mitigar riscos dessa atividade […];
(Relator: Aroldo Cedraz; Data do Julgamento: 25/10/2011)

2º – O servidor deve ter tempo, meios e conhecimentos técnicos suficientes para realizar uma boa gestão e fiscalização.

Lei 14.133/2021, art. 117
Art. 117.
[…]

§2ºO fiscal do contrato informará a seus superiores, em tempo hábil para a adoção das medidas convenientes, a situação que demandar decisão ou providência que ultrapasse sua competência.

TCU – Acórdão nº 785/2014 – Plenário
1.7. Determinações/Recomendações:
[…]
1.7.2. recomendar à […] que:
1.7.2.1. os servidores designados para atuar como fiscal de contratos administrativos devam possuir conhecimentos técnicos da área a que
se refiram os bens ou serviços contratados;
(Relator: Marcos Bemquerer Costa; Data do Julgamento: 02/04/2014)

3º – Pelo princípio da segregação de função, o servidor designado como fiscal não pode ter atuado como pregoeiro ou em comissão de licitação ou estar envolvido com o pagamento do contrato.

ATRIBUIÇÕES DO FISCAL

ATRIBUIÇÕES DO GESTOR

Cabe ao fiscal do contrato acompanhar e verificar sua regular execução, em todas as fases, até o recebimento do objeto.

Cabe ainda ao fiscal do contrato:
✓ Registro das ocorrências relativas à execução do contrato;
✓ Recebimento de bens, ateste de notas e faturas, e fiscalização.

✓ Realização de comunicação com a contratada e todas providências necessárias para a regular execução do contrato;
✓ Exercer a gestão contratual, incluindo controle financeiro, gestão
de prazos etc.

O Servidor pode recusar a função de GESTOR ou FISCAL?

Em regra, NÃO, pois não se trata de ordem ilegal. Contudo, caso entenda não possuir conhecimento técnico para exercer suas competências, tem a opção de expor ao superior hierárquico estas limitações, conforme determina o art. 9º da Lei nº 14.133, de 2021 e as orientações do art. 22 da IN nº 01/2022 – CGM/Caucaia.

Instrução Normativa nº 01, de 30 de agosto de 2022 – CGM/Caucaia, art. 22
Art. 22 O servidor que possui vínculo de qualquer natureza com a contratada, inclusive pessoal, comercial, financeiro, trabalhista ou civil, não poderá atuar na gestão e fiscalização do contrato, especialmente aquele que:
I – Possua relação de amizade íntima, parentesco ou inimizade notória com o proprietário, sócio e/ou dirigente da contratada;
II – Tenha participado da comissão de licitação;
III – Servidor que tenha sido condenado por crime contra a administração pública com decisão judicial transitada em julgado;
IV – Tenha sido apenado em processo administrativo e a sanção não cumprida;
V – Em seus registros funcionais punições decorrentes da prática de atos lesivos ao patrimônio público.
§1º O agente público em situação de impedimento fica obrigado a comunicá-lo aos seus superiores imediatamente, a fim de que seja providenciada nova designação de outro agente público.
§2º Não poderão atuar na fiscalização dos contratos, o Prefeito Municipal, Vice-prefeito, os integrantes do Corpo Jurídico e da Unidade de Controle Interno.

Lei 14.133/2021, art. 9º
Art. 9º É vedado ao agente público designado para atuar na área de licitações e contratos, ressalvados os casos previstos em lei:
[…]
III – opor resistência injustificada ao andamento dos processos e, indevidamente, retardar ou deixar de praticar ato de ofício, ou praticá-lo contra disposição expressa em lei.
[…]

TCU – Acórdão nº 2.917/2010 – Plenário
5.7.3. Análise:
[…]
5.7.7. O servidor designado para exercer o encargo de fiscal não pode oferecer recusa, porquanto não se trata de ordem ilegal. Entretanto, tem a opção de expor ao superior hierárquico as deficiências e limitações que possam impedi-lo de cumprir diligentemente suas obrigações. A opção que não se aceita é uma atuação a esmo (com imprudência, negligência, omissão, ausência de cautela e de zelo profissional), sob pena de configurar grave infração à norma legal (itens 31/3 do voto do Acórdão nº 468/2007-P).
(Relator: Valmir Campelo; Data do Julgamento: 03/11/2010)

São motivos para recusa:

Suspeição (por algum tipo de envolvimento com o fornecedor); e
Grau de parentesco com a empresa contratada.

Primeiras providências a serem adotadas pelo FISCAL e GESTOR

1. ESTUDAR: Projeto básico, termo de referência (TR), edital, proposta da contratada, contrato, legislação, manuais e realizar cursos de capacitação.

2. ORGANIZAR: Organizar e salvar todos documentos, sempre lembrando de colocá-los em ordem cronológica.

3. DESTACAR: Destacar o que for mais importante e que deve ser acompanhado de acordo com o edital, TR e contrato.

4. PLANEJAR: Planejar a gestão e providenciar as planilhas de controles (orçamentária-financeira, prazos, fiscalização, dentre outras) e registro de ocorrências.

5. REALIZAR: Reunião inicial com a contratada e solicitar dados e contatos do preposto.

Principais legislações a serem estudadas pelo FISCAL e GESTOR

Lei Federal nº 14.133/2021 – Nova Lei de Licitações e Contratos

Instrução Normativa n°. 05/2017 Ministério do Planejamento Serviços sob o regime de execução indireta

Lei Complementar nº 123/2006 (Estatuto Nacional da Microempresa e da EPP)

Instrução Normativa n°. 01/2022-CGM que dispõe sobre Gestão e Fiscalização de Contratos

Quais documentos e Informações são importantes?

✓ Contrato assinado e publicado no Diário Oficial do Município (DOM), Portal de Transparência do Município de Caucaia, Tribunal de Contas do Estado (TCE) e no Portal Nacional de Contrações Públicas (PNCP);

✓ Portaria com nomeação de Gestor e/ou Fiscal e Fiscal Substituto;

✓ Termo de Referência (TR) e demais documentos pré-contratação;

✓ Orçamento e planilha de custos;

✓Cronograma físico-financeiro;

✓ Proposta da contratada;

✓Apostilas e termos aditivos;

✓ Certidões de habilitação econômica – financeira e social (mensalmente, ao apresentar NF);

✓ Notas fiscais;

✓ Valor do empenho;

✓ Dados e contato do preposto;

✓ Relação de máquinas, equipamentos, empregados da contratada, e demais insumos que serão usados na prestação de serviço;

✓ Atas e e-mails trocados com a contratada. Registro de ocorrências;

✓ Informação acerca dos preços praticados no mercado; e

✓ Extrato orçamentário do contrato.

Reunião Inicial

✓ Convide o representante da contratada, os fiscais do contrato, os envolvidos na contratação ou técnicos que tenham participado da elaboração do projeto básico ou do termo de referência e o representante da área demandante dos serviços ou produtos.

✓ Defina os procedimentos para o bom desenvolvimento dos trabalhos e sane eventuais dúvidas.

✓ Explane os detalhes, as metodologias, os objetivos da contratação e execução.

✓ Apresente plano de fiscalização e cronogramas.

✓ Informe que qualquer comunicação deverá ser por escrito.

✓ Não esqueça de elaborar a ata da reunião e enviar a todos participantes para ciência e assinatura.

Formalize TODAS as comunicações com a Contratada, as ações de controle, fiscalização e as ocorrências em relação ao contrato.

ATENÇÃO quanto à existência de garantias e subcontratações acordadas no contrato!

Quem é o Preposto

É o representante da contratada para atuar como interlocutor junto à Administração, que deverá ser formalmente designado, sendo o documento juntado ao processo de gestão contratual.

Caso a Administração, motivadamente, não concorde com a indicação de um determinado preposto, poderá recusá-lo, cabendo à contratada indicar outro.

Atuação do preposto inclui:
✓ recebimento das demandas e reclamações da Administração;
✓ acompanhamento e fiscalização da execução do objeto contratual; e
✓ tomada de providências para a correção de eventuais falhas, entre outros.

Principais Rotinas da Gestão Contratual

1. Planejamento

Processo de elaborar planos de ações que antecedem as atividades de gestão e fiscalização, identificando os riscos, estratégias e atividades necessárias a fim de otimizar a gestão e fiscalização e garantir o cumprimento eficiente do contrato.

DICA: No planejamento é importante a realização de matriz de risco para cada contrato e também fazer o plano de fiscalização.

2. Gestão Documental

Organização e gerenciamento de toda documentação relativa à contratação e execução do contrato.

IMPORTANTE: Todos os documentos devem ser salvos em nuvem ou em pastas compartilhadas por segurança.

3. Gestão Financeira-Orçamentária

Acompanhamento do saldo financeiro, liquidação e pagamento das despesas.

IMPORTANTE: Evitar o desenvolvimento de atividades sem a necessária cobertura orçamentária e, principalmente, o pagamento sem o devido empenho.

4. Recebimento de Bens e Serviços

ORDEM DE SERVIÇO: Emitir ordem de fornecimento e/ou ordem de serviço.
RECEBIMENTO: Receber o objeto contratual.
MEDIÇÃO: Verificar se o bem ou serviço está em conformidade com o contrato e normas técnicas e legais pertinentes.
ATESTO: Atestar as notas fiscais e proceder as glosas, quando for o caso.
PAGAMENTO: Providenciar o devido pagamento à contratada.

Recomendações:
✓ Se o objeto ou serviço não estiverem adequados, deve- se solicitar a correção pela contratada, sem custo para a Administração;

✓ Se não for corrigido, o gestor deve informar aos seus superiores, para tomada das providências necessárias;

✓ Se o contrato for de entrega parcelada, deve conter ateste para cada entrega de nota fiscal/fatura.;

✓ Junto ao ateste de notas, recomenda-se constar relatório sobre o recebimento do produto/serviço prestado e/ou checklist do fiscal;

✓ A nota fiscal deve ser atestada, APENAS, se houver cumprimento integral das obrigações;

✓ O gestor deve observar a necessidade de realizar glosas, para evitar que a Administração pague por objetos e serviços não prestados.

5. Fiscalização

Atividade exercida de modo sistemático para verificação do cumprimento das disposições contratuais, técnicas, legais e administrativas.

O Fiscal deve verificar a forma de execução do objeto e confirmar o cumprimento das obrigações, por meio de instrumentos de controle que mensurem:

✓ o respeito aos prazos;
✓ a qualidade;
✓ a adequação dos serviços prestados ao estabelecido em contratos;
✓ o cumprimento das demais obrigações contratuais;
✓ os resultados alcançados;
✓ os recursos humanos empregados, em função da quantidade e formação profissional exigidas; e
✓ a satisfação do usuário.

IMPORTANTE: Todo resultado da fiscalização deve ser formalizado, preferencialmente, por relatório.

Confira – DOCUMENTOS MODELOS PARA FISCALIZAÇÕES

6. Registro de Ocorrências

Deve fazer parte da rotina do Gestor e dos Fiscais, observando a orientação legal: registrar formalmente em Livro ou Relatório específicos, escriturável ou eletrônico, todos os eventos verificados na execução contratual, em ordem cronológica e com juntada de documentos. Este levantamento ajudará na elaboração dos relatórios.

IMPORTANTE: Ao registrar todas as ocorrências, o Gestor e o Fiscal se resguardam de futuras responsabilizações.

Confira – DOCUMENTOS MODELOS PARA FISCALIZAÇÕES

7. Gestão de Prazos

Acompanhamento dos prazos importantes para efetiva entrega do objeto, prazos de execução, prazos de respostas, e os prazos de vigência de documentos e, principalmente da duração contratual, para realizações tempestivas de providências.

Atenção às providências tempestivas a serem tomadas relativas a:

Prorrogação contratual (nunca inferiores a 60 dias);
Nova licitação (nunca inferiores a 120 dias); e
Dependendo do objeto e situação, o prazo para as providências pode ser maior.

LEMBRETES: Os contratos podem ser prorrogados sucessivamente, respeitada a vigência máxima de 10 anos, desde que haja previsão em edital e que os preços permaneçam vantajosos para a Administração. (Lei 14.133/2021)

DICA: Use um software ou aplicativo para o controle dos prazos (Google Calendar, Trello, Excel ou similares).

8. Providências Necessárias

O Gestor e o Fiscal devem adotar todas providências necessárias para a regular execução do contrato.

Assim, além das atividades já descritas, precisam realizar:

ações para garantir a continuidade do contrato (prorrogação, alteração, extinção e nova contratação); comunicação e cobrança da contratada sobre alguma regularização necessária (comunicação formal e por escrito);
ciência formal a seus superiores dos incidentes e das ocorrências importantes;
abertura de processo sancionatório, e se necessário, devida aplicação das penalidades; e
fornecer informações e dados para atendimento às demandas da Lei de Acesso à Informação e divulgação dos dados no Portal da Transparência; monitorar e reavaliar periodicamente os riscos de integridade das empresas contratadas, entre outras.

DICA: Faça checklist das documentações necessárias a serem observadas em procedimentos para prorrogação ou alteração contratual.

LEMBRETE: O gestor, ao tomar providências quanto à prorrogação/ rescisão dos contratos, deve lembrar de
realizar parecer com as justificativas fundamentais, demonstrando as vantagens para a decisão de prorrogar ou rescindir e realizar nova contratação, cuja cópia deve ser anexada ao processo de gestão.

Neste sentido, ele deve observar:

a melhor relação custo-benefício nas contratações;
a melhor eficiência na prestação do serviço ou fornecimento de material;
que os recursos públicos sejam alocados da maneira mais eficiente.

9. Encerramento do Contrato

Ao fim do contrato, deve-se: verificar pendências a serem regularizadas, como pagamento de nota fiscal;
Comunicar à contratada, superiores e interessados;
Elaborar relatório final; e
Assinar termo de encerramento ou solicitar termo de quitação junto à contratada, entre outros.

Dicas Finais

AVALIAÇÃO DE RESULTADOS: É importante também realizar as avaliações dos resultados. Estude sobre isso, identifique indicadores e avalie a empresa contratada quanto à efetiva entrega de resultados
ESCUTE O BENEFICIÁRIO: Ainda avalie a qualidade do serviço prestado junto ao público usuário, converse, escute os beneficiários dos objetos ou serviços.
RELATÓRIOS: O gestor e o fiscal devem emitir relatórios periodicamente.
EFICIÊNCIA NA GESTÃO DO CONTRATO: Lembre-se que a eficiência, a eficácia e a efetividade de um contrato estão diretamente relacionadas ao desempenho da gestão e fiscalização do contrato.

Assessoramento

O Gestor e o Fiscal do contrato serão auxiliados pelos órgãos de assessoramento jurídico e de controle interno da Administração, que deverão dirimir dúvidas e subsidiá-los com informações relevantes para prevenir riscos na execução contratual.

ATENÇÃO
Para evitar responsabilização da Administração Pública, o Gestor e o Fiscal estão vedados de exercer poder de mando sobre os funcionários da contratada (terceirização de mão-de-obra) e/ou considerar trabalhadores da contratada como colaboradores eventuais do próprio órgão.

GUIA DO FISCAL DE CONTRATO

A gestão e fiscalização contratual

Nesse contexto, a boa gestão contratual é um importante instrumento para a garantia dos princípios da Lei de Licitações e Contratos Administrativos, a Lei nº 14.133, de 1º de abril de 2021, que norteiam as atividades de logística na Administração Pública.

Após procedimento licitatório e formalização contratual inicia-se a execução do contrato, que deverá ser acompanhada e fiscalizada por um representante da administração especialmente designado.

Legislação aplicável

A fiscalização está na salvaguarda dos direitos das partes e no atingimento do interesse público, por meio de ações concretas de registro de ocorrências e a efetuação de ações de regularização de falhas percebidas no decorrer do curso do contrato.

Todas as ocorrências ao longo da execução contratual deverão ser adequadamente registradas de modo a alimentar as diversas fases do processo regular das compras públicas.

O registro das ocorrências, pelo fiscal, tem como objetivo, ainda, o de retroalimentar a fase de planejamento das contratações, como material de insumo para a elaboração dos próximos estudos técnicos preliminares.

Divisão de papéis entre o GESTOR e o FISCAL DE CONTRATO

Em situações de maior complexidade, a gestão e fiscalização podem ser desmembradas e realizadas por servidores ou grupo de servidores distintos.

GESTOR DO CONTRATO

FISCAL DO CONTRATO

Aquele que acompanha, gerencia e controla o processo de gestão contratual desde a formalização até o encerramento do contrato.

Aquele que atua pontualmente, acompanha, inspeciona, examina e verifica a conformidade da execução contratual com o que foi contratado. Ele subsidia a atuação do gestor, não exercendo poder decisório.

E se não houver FISCAL?

Na ausência da figura do Fiscal, as respectivas atribuições deverão ser realizadas pelo GESTOR.

Designação do GESTOR e FISCAL

Ocorre que a Instrução Normativa nº 01/2022 – CGM/Caucaia, está em consoante com a legislação pertinente, solicitando que a nomeação do gestor e fiscal de contrato seja realizada por portaria, constando as suas respectivas atribuições.

Deve haver consonância entre o ato de designação e a previsão do termo de referência sobre as quantidades e funções de fiscais (técnico, administrativo, setorial, público usuário) necessárias àquela contratação específica.

Dicas

1º – Administração deve evitar atribuir grande quantidade de contratos e de complexidade alta para o mesmo servidor.

2º – O servidor deve ter tempo, meios e conhecimentos técnicos suficientes para realizar uma boa gestão e fiscalização.

3º – Pelo princípio da segregação de função, o servidor designado como fiscal não pode ter atuado como pregoeiro ou em comissão de licitação ou estar envolvido com o pagamento do contrato.

ATRIBUIÇÕES DO FISCAL

ATRIBUIÇÕES DO GESTOR

Cabe ao fiscal do contrato acompanhar e verificar sua regular execução, em todas as fases, até o recebimento do objeto.

Cabe ainda ao fiscal do contrato:✓ Registro das ocorrências relativas à execução do contrato;✓ Recebimento de bens, ateste de notas e faturas, e fiscalização.

✓ Realização de comunicação com a contratada e todas providências necessárias para a regular execução do contrato;✓ Exercer a gestão contratual, incluindo controle financeiro, gestãode prazos etc.

O Servidor pode recusar a função de GESTOR ou FISCAL?

São motivos para recusa:

Suspeição (por algum tipo de envolvimento com o fornecedor); e

Grau de parentesco com a empresa contratada.

Primeiras providências a serem adotadas pelo FISCAL e GESTOR

1. ESTUDAR: Projeto básico, termo de referência (TR), edital, proposta da contratada, contrato, legislação, manuais e realizar cursos de capacitação.

2. ORGANIZAR: Organizar e salvar todos documentos, sempre lembrando de colocá-los em ordem cronológica.

3. DESTACAR: Destacar o que for mais importante e que deve ser acompanhado de acordo com o edital, TR e contrato.

4. PLANEJAR: Planejar a gestão e providenciar as planilhas de controles (orçamentária-financeira, prazos, fiscalização, dentre outras) e registro de ocorrências.

5. REALIZAR: Reunião inicial com a contratada e solicitar dados e contatos do preposto.

Principais legislações a serem estudadas pelo FISCAL e GESTOR

Lei Federal nº 14.133/2021 – Nova Lei de Licitações e Contratos

Instrução Normativa n°. 05/2017 Ministério do Planejamento Serviços sob o regime de execução indireta

Lei Complementar nº 123/2006 (Estatuto Nacional da Microempresa e da EPP)

Instrução Normativa n°. 01/2022-CGM que dispõe sobre Gestão e Fiscalização de Contratos

Quais documentos e Informações são importantes?

✓ Contrato assinado e publicado no Diário Oficial do Município (DOM), Portal de Transparência do Município de Caucaia, Tribunal de Contas do Estado (TCE) e no Portal Nacional de Contrações Públicas (PNCP);

✓ Portaria com nomeação de Gestor e/ou Fiscal e Fiscal Substituto;

✓ Termo de Referência (TR) e demais documentos pré-contratação;

✓ Orçamento e planilha de custos;

✓Cronograma físico-financeiro;

✓ Proposta da contratada;

✓Apostilas e termos aditivos;

✓ Certidões de habilitação econômica – financeira e social (mensalmente, ao apresentar NF);

✓ Notas fiscais;

✓ Valor do empenho;

✓ Dados e contato do preposto;

✓ Relação de máquinas, equipamentos, empregados da contratada, e demais insumos que serão usados na prestação de serviço;

✓ Atas e e-mails trocados com a contratada. Registro de ocorrências;

✓ Informação acerca dos preços praticados no mercado; e

✓ Extrato orçamentário do contrato.

Reunião Inicial

✓ Convide o representante da contratada, os fiscais do contrato, os envolvidos na contratação ou técnicos que tenham participado da elaboração do projeto básico ou do termo de referência e o representante da área demandante dos serviços ou produtos.

✓ Defina os procedimentos para o bom desenvolvimento dos trabalhos e sane eventuais dúvidas.

✓ Explane os detalhes, as metodologias, os objetivos da contratação e execução.

✓ Apresente plano de fiscalização e cronogramas.

✓ Informe que qualquer comunicação deverá ser por escrito.

✓ Não esqueça de elaborar a ata da reunião e enviar a todos participantes para ciência e assinatura.

Formalize TODAS as comunicações com a Contratada, as ações de controle, fiscalização e as ocorrências em relação ao contrato.

ATENÇÃO quanto à existência de garantias e subcontratações acordadas no contrato!

Quem é o Preposto

É o representante da contratada para atuar como interlocutor junto à Administração, que deverá ser formalmente designado, sendo o documento juntado ao processo de gestão contratual.

Caso a Administração, motivadamente, não concorde com a indicação de um determinado preposto, poderá recusá-lo, cabendo à contratada indicar outro.

Atuação do preposto inclui: ✓ recebimento das demandas e reclamações da Administração; ✓ acompanhamento e fiscalização da execução do objeto contratual; e✓ tomada de providências para a correção de eventuais falhas, entre outros.

Principais Rotinas da Gestão Contratual

1. Planejamento

Processo de elaborar planos de ações que antecedem as atividades de gestão e fiscalização, identificando os riscos, estratégias e atividades necessárias a fim de otimizar a gestão e fiscalização e garantir o cumprimento eficiente do contrato.

DICA: No planejamento é importante a realização de matriz de risco para cada contrato e também fazer o plano de fiscalização.

2. Gestão Documental

Organização e gerenciamento de toda documentação relativa à contratação e execução do contrato.

IMPORTANTE: Todos os documentos devem ser salvos em nuvem ou em pastas compartilhadas por segurança.

3. Gestão Financeira-Orçamentária

Cabe ainda ao fiscal do contrato:
✓ Registro das ocorrências relativas à execução do contrato;
✓ Recebimento de bens, ateste de notas e faturas, e fiscalização.

✓ Realização de comunicação com a contratada e todas providências necessárias para a regular execução do contrato;
✓ Exercer a gestão contratual, incluindo controle financeiro, gestão
de prazos etc.

Atuação do preposto inclui:
✓ recebimento das demandas e reclamações da Administração;
✓ acompanhamento e fiscalização da execução do objeto contratual; e
✓ tomada de providências para a correção de eventuais falhas, entre outros.

Recomendações:
✓ Se o objeto ou serviço não estiverem adequados, deve- se solicitar a correção pela contratada, sem custo para a Administração;

ATENÇÃO
Para evitar responsabilização da Administração Pública, o Gestor e o Fiscal estão vedados de exercer poder de mando sobre os funcionários da contratada (terceirização de mão-de-obra) e/ou considerar trabalhadores da contratada como colaboradores eventuais do próprio órgão.